A emissão de nota é uma atividade obrigatória para empresas que possuem CNPJ e todos os registros de pessoa jurídica. Trata-se de um documento importante existente para documentar a transação comercial realizada entre a empresa e seu consumidor final (B2C) ou entre empresas (B2B) e para formalizar a entrada e saída de produtos.
É um tipo de documento que deve receber a devida atenção dos administradores e assessores contábeis, pois além de documentar a transação comercial também é utilizado para regulamentar o processo de recolhimento de tributos sobre as movimentações de produtos e de recursos.
Na prática de mercado, e segundo a legislação fiscal, é importante lembrar que quando o empreendedor nega a emissão de uma nota fiscal poderá sofrer penalidades e até mesmo multas que poderão se tornar prejudiciais para a sobrevivência da empresa.
Ao mesmo tempo, a emissão desse tipo de documento gera mais credibilidade para a empresa e orienta um melhor processo de controle financeiro.
Principalmente, com a implementação da nota eletrônica, é fundamental que o empreendedor saiba quem deve emitir esse documento, para quem deve ser evitado, os tipos e modelos existentes e métodos.
Neste artigo falaremos mais sobre esse tema para orientar empreendedores de diferentes níveis e portes de atuação no mercado.
A emissão de nota fiscal
Inicialmente, podemos conceituar esse documento como uma forma de comprovação de realização de uma venda de produto ou prestação de serviços.
É um documento bastante importante para que uma empresa possa detalhar e calcular seus tributos a serem recolhidos para realização de determinada operação, visando facilitar a fiscalização e o processo contábil.
Quando o empreendedor não emite esse documento poderá ser considerado como um sonegador, pois quem vende e não emite notas está praticando a sonegação fiscal, o que é considerado crime e pode gerar diversas multas e penalidades para a empresa.
A obrigatoriedade está prevista na Lei Nº 8.846/94, sendo indicado fazer a emissão da nota fiscal no momento da venda e da entrega do produto.
Quem deve emitir?
É importante salientar que todo tipo de empresa que realiza comercialização de produtos ou de serviços precisa emitir esse tipo de documento, sendo a sua emissão obrigatória para empresas que devem contribuir para o pagamento do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e para o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).
A exceção é para o MEI (Microempreendedor Individual) enquadrado no regime Simples Nacional que não está obrigado a emitir notas para clientes pessoas físicas, somente para pessoas jurídicas.
Por que é importante?
A existência desse tipo de documento comprova a legalidade das operações que são realizadas no comércio e em outros setores para manter a legalidade das operações em vias de conclusão, o recolhimento dos tributos e manter a legalidade das mercadorias.
Registra a origem e o destino do produto e declaração dados do prestador de determinado tipo de serviço, lembrando que o documento ainda pode assegurar uma melhor qualidade dos produtos e resguardar a garantia do produto.
A emissão da nota fiscal atrai melhores fornecedores, garante mais segurança para o cliente e mantém a empresa em dia com a fiscalização.
O ato de emitir notas evita expor a empresa a problemas fiscais e multas, pois a sonegação pode gerar vários processos contra a empresa e gerar até mesmo o fechamento da empresa.
Comprovante importante
Quando falamos na nota fiscal, devemos reiterar que ele é um importante comprovante para ser guardado pelo consumidor caso precise comprovar a aquisição e posse de um produto, solicitar a troca, o acesso à garantia de consertos ou reposição de partes do produto e entre outros fatores.
No caso da empresa, através da nota, o empreendedor passa a ter mais controle de entrada e saída de mercadorias, do cálculo dos impostos e outros dados contábeis.
Como emitir?
Para novos empreendedores ou empresários que não estão ainda afinados com os sistemas de emissão de notas, podem surgir dúvidas na hora de emitir alguma nota no Sefaz do município ou através de uma plataforma automatizada de emissão de documentos da empresa.
Para emitir nota fiscal, é solicitado ter CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica), inscrição municipal com alvará de autorização de funcionamento, e inscrição estadual.
Para o MEI existe a isenção de obter a inscrição estadual, podendo o MEI emitir nota fiscal de serviços através do Sefaz do município e nota fiscal avulsa eletrônica através do sistema do estado.
Tipos de notas
Atualmente, no Brasil o empreendedor pode trabalhar com diferentes tipos de notas, como as NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), NF-e Complementar, NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica), NF-e Complementar, NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica), NFC-e (Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor), DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) e CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico).
Veja a seguir os principais modelos de notas utilizadas atualmente:
- NFe (Nota Fiscal Eletrônica): Referente a um documento de modo eletrônico que pode ser gerado por todas as empresas responsáveis pela comercialização de produtos e serviços;
- Nota Fiscal Complementar: Destinada para adicionar dados e valores que não estão registrados no documento original, mas deve ser emitido para acrescentar dados à nota já emitida;
- NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica): Direcionada para empresas prestadoras de serviços, abrangendo, por exemplo, hotéis, assistências técnicas e transportadoras;
- NFC-e (Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor): Dedicada para o consumidor final, que substitui as antigas notas do modelo fiscal 02;
- CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico): Apresenta a principal função de registrar as operações de transporte de cargas realizadas no território nacional;
- DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) : Referente à versão impressa da nota fiscal eletrônica que pode acompanhar a mercadoria física.
A versão eletrônica
Desde meados dos anos 2000, começou a ser implementada no Brasil a nota fiscal eletrônica para substituir a nota fiscal impressa como forma de possibilitar compartilhar e registrar de modo digital todos os registros.
Para fazer a emissão de suas notas fiscais, alguns procedimentos são necessários, e ter apoio de uma contabilidade é essencial para ter efetividade e ser ágil nesses processos.
Portanto, conte com o apoio de Santo Tributo
A emissão de nota fiscal é importante para a formalização e sobrevivência de qualquer tipo de negócio, serve para orientar o recolhimento de tributos, registrar a entrada e saída de produtos, certificar a aquisição de produtos e serviços por parte do cliente e manter todo o processo de transação assegurado. Portanto, não ser negligenciada.
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